Of je nu een nieuwe gebruiker bent of al langer met onze software werkt, we begrijpen dat je misschien vragen hebt over de functies, mogelijkheden en het gebruik van onze verhuursoftware. Op deze pagina hebben we de meest voorkomende vragen verzameld, zodat je snel en eenvoudig verder kunt. Zo haal je het meeste uit onze software en maak je jouw verhuurprocessen nog efficiënter.
Hieronder vind je antwoorden op veelgestelde vragen over onze verhuursoftware Dotrental. Ben je al klant bij ons? Dan kun je uiteraard ook terecht bij onze FAQ in het CMS of even een ticket aanmaken.
Nadat de klant het gehuurde item heeft opgehaald, markeer je dit in het systeem door op 'Afgehaald door klant' te klikken. Wanneer de klant het item terugbrengt, klik je op 'Teruggebracht door klant' om de retour te bevestigen. Zodra beide stappen voltooid zijn, kun je de reservering afronden door op 'Reservering afronden' te klikken, waarna een definitieve factuur wordt gegenereerd en per e-mail naar de klant wordt verzonden. Dit proces zorgt ervoor dat alle aspecten van de boeking nauwkeurig worden bijgehouden en afgehandeld in het systeem.
Als een klant een reservering wil wijzigen of annuleren, kun je dit direct doen vanuit de reserveringsdetails. Hier vind je opties voor het wijzigen van de huurperiode, klantgegevens of het annuleren van de reservering. Dit maakt het makkelijk om aanpassingen te maken als de plannen van klanten veranderen.
Wijzigingen in boekingen worden bijgehouden in de log in boekingsdetails. Dit zorgt ervoor dat alle aanpassingen aan boekingen terug te vinden zijn. Denk aan wijzigingen in data, prijzen of klantgegevens.
Klantgegevens worden beheerd volgens strikte privacy- en beveiligingsprotocollen. De software moet voldoen aan de lokale wetgeving omtrent gegevensbescherming, zoals de GDPR in de Europese Unie. Klantinformatie is veilig opgeslagen en alleen toegankelijk voor geautoriseerd personeel.
Je hebt de mogelijkheid om klantprofielen op te slaan en te beheren. Wanneer je een reservering aanmaakt of bekijkt, kun je gemakkelijk onderscheiden of het om een nieuwe of bestaande klant gaat door het klantprofiel. Dit helpt bij het bieden van gepersonaliseerde service en het snel ophalen van eerdere interacties en reserveringsgeschiedenis van de klant.
Bevestigingen en facturen kunnen direct vanuit de boeking worden verstuurd.
Ja, je kunt automatisch herinneringen instellen die zowel intern naar medewerkers als extern naar klanten gestuurd worden. Dit zorgt ervoor dat betrokkenen tijdig worden herinnerd aan belangrijke datums.
Ja. Je kunt de balansregels onder andere gebruiken om extra kosten toe te voegen of kortingen te verwerken. Daarnaast kun je hier ook terugbetalingen verwerken, zoals de teruggave van borg of restitutie bij annulering. Deze balansregels worden toegevoegd aan de factuur.
Dit doe je eenvoudig door in de reservering een balansregel toe te voegen. Hier kun je de optie ‘Reeds betaald’ selecteren en eventueel een omschrijving toevoegen.
Voor afgeronde reserveringen kun je direct vanuit de boeking facturen genereren. Klik op de optie 'Factuur definitief maken en per e-mail naar klant versturen' in de boekingsdetails. Dit zorgt ervoor dat klanten automatisch een factuur ontvangen voor hun administratie.
Voor de verwerking en beveiliging van betalingen zul je een account moeten aanmaken bij Mollie. Mollie is een betaaldienstverlener die verschillende betaalmethoden ondersteunt, zoals iDeal, creditcards, Paypal en meer. Daarna kun je deze betaalmethodes integreren in je webshop. Mollie zorgt voor een beveiligde afhandeling van alle online transacties.
Absoluut, de software biedt real-time updates voor beschikbaarheid zodra reserveringen worden gemaakt of gewijzigd.
Jazeker! Via de webshop kunnen klanten zelf online hun reservering plaatsen. Dit biedt het grote voordeel dat het reserveringsproces veel sneller en efficiënter verloopt, zowel voor de klant als voor de beheerder van de verhuur. Klanten kunnen op elk gewenst moment en vanaf elk apparaat hun reservering plaatsen.
Om een nieuwe reservering aan te maken, klik je op de knop ‘+ Reservering aanmaken’ bovenaan de planningspagina. Vervolgens kun je het specifieke product selecteren dat je wilt verhuren, de huurperiode instellen, en klantgegevens invoeren. Dit proces helpt je om de beschikbaarheid van je inventaris te beheren en zorgt voor een gestroomlijnde verhuurervaring.
De planning biedt een weekoverzicht die je kunt sorteren op reserveringen of producttitel. Daarnaast kun je filteren op locatie of product. Deze weergave is ontworpen om een duidelijk en gestructureerd beeld te geven van alle reserveringen en beschikbaarheden per week.
Ja, de software voorkomt automatisch dubbele boekingen door de datums en tijden van reserveringen te blokkeren in de webshop. Als je probeert handmatig een reservering aan te maken voor een periode waarin het product al gereserveerd is, ontvang je direct een melding en kun je de reservering niet toevoegen. Dit zorgt ervoor dat de beschikbaarheid altijd accuraat is en voorkomt planningsfouten.
Ja, je kunt blokkades instellen. Dit is nuttig tijdens perioden waarin je verwacht dat een product onderhoud nodig heeft of als je het voor bepaalde evenementen wilt reserveren. Voor klanten is het dan niet mogelijk om het product te serveren in de webshop.
Het is mogelijk om een ‘Normale blokkade’ of ‘Blokkade voor start- en einddatum’ toe te voegen.
Normale blokkade: Deze optie wordt gebruikt om een item volledig onbeschikbaar te maken voor verhuur tussen de gespecificeerde datums. Dit betekent dat niemand het item kan huren of in gebruik kan hebben gedurende deze periode. Dit is handig wanneer alle items moeten worden teruggebracht voor onderhoud of als je de inventaris wilt controleren en geen reserveringen wilt toestaan.
Blokkade voor start- en einddatum: Dit type blokkade wordt toegepast wanneer de locatie of het bedrijf tijdelijk gesloten is, bijvoorbeeld tijdens feestdagen of speciale sluitingsdagen. Klanten mogen het item behouden als ze het al hebben, maar ze kunnen het item niet ophalen of terugbrengen binnen deze periode. Dit zorgt ervoor dat er geen transacties plaatsvinden terwijl het bedrijf gesloten is, maar het beïnvloedt geen lopende huurperiodes.
Je kunt alle huidige en toekomstige reserveringen bekijken in het 'Orderoverzicht'. Dit overzicht geeft je gedetailleerde informatie over elke reservering, waaronder de naam van de klant, het gehuurde product, de huurperiode, de locatie, en de status van de betaling. Dit helpt je om snel de status van reserveringen te controleren en noodzakelijke acties te ondernemen.
Je kunt specifieke boekingen zoeken door gebruik te maken van de zoek- en filteropties in het 'Orderoverzicht'. Je kunt filteren op datums, productnamen, klantnamen, locaties en statussen. Dit maakt het eenvoudig om de gewenste informatie snel te vinden en beheren.
In het orderoverzicht kun je de betalingsstatus bekijken en beheren. Je kunt zien of een reservering is betaald of er nog openstaand saldo is. Voor betalingen die nog niet zijn voldaan, kun je klanten automatisch een herinnering sturen en ze naar de online betalingsmogelijkheden sturen.
Ja, het bevat een omzetanalyse. Het biedt gedetailleerde informatie, zoals de totale omzet exclusief btw en het aantal reserveringen. Deze kun je tevens aanpassen op basis van verschillende criteria. Dit stelt bedrijven in staat om hun financiële prestaties nauwkeurig te monitoren.
Het is mogelijk om gegevens te filteren op basis van specifieke verhuurobjecten, locaties en datums voor start en einde. Hierdoor kun je inzicht krijgen in de prestaties van individuele producten, van locaties of gedurende een bepaalde periode.
De boekdatum is de datum waarop het product gebruikt zal worden. Als je bijvoorbeeld een reservering maakt voor volgende week maandag, dan is dat de boekdatum. De orderdatum is de datum waarop de reservering daadwerkelijk gemaakt wordt.
Het verschil tussen boek- en orderdatum helpt je om nauwkeuriger te plannen. Bijvoorbeeld extra personeel inzetten voor periodes met veel boekingen.
Jazeker! Je kunt eenvoudig eigen locaties instellen en beheren.
In de planningsweergave kun je de locatiefilter gebruiken om de beschikbaarheid van producten per specifieke locatie te bekijken. Dit is handig om te zorgen dat je klanten alleen producten kunnen reserveren die beschikbaar zijn op een locatie die voor hen handig is.
Je kunt in onze software diverse transportopties instellen voor verschillende gebieden door specifieke postcodes toe te voegen. Ook kun je per postcode verschillende verzendkosten bepalen. Dit wordt automatisch doorberekend bij het online reserveren.
Ja, je kunt diverse categorieën van verhuurartikelen aanbieden. Elk met hun eigen specifieke verhuurvoorwaarden en prijsstellingen.
Ja, in onze software kun je per product kiezen tussen vrije of vaste periodes. Voor elke periode stel je een prijs in, wat klanten meteen duidelijkheid geeft over de kosten.
Met vaste periodes kan een klant alleen huren op basis van vooraf ingestelde periodes, zoals een dag, weekend of week. Bij de vrije periodes heeft de klant de flexibiliteit om zelf de gewenste datum en tijdstip te kiezen, waardoor je maximale flexibiliteit biedt aan je klanten.
Bij het instellen van de verhuurperiodes kun je ook specifieke ophaal- en terugbrengtijden in. Deze tijden kun je afstemmen op de openingstijden van je bedrijf, zodat er altijd iemand aanwezig is om klanten te helpen en misverstanden te voorkomen.
Je kunt de benodigde inspectietijd/schoonmaaktijd instellen die nodig is na gebruik van een verhuurd product. Deze tijd wordt automatisch opgeteld bij de eindtijd van de huurtermijn om ervoor te zorgen dat het item klaar is voor de volgende klant.
Ja, er zijn opties om borgbedragen vast te stellen per product. Dit wordt in de webshop weergegeven bij de prijs specificaties wanneer de klant een reservering plaatst.
De financiële afhandeling hiervan kun je beheren in de boeking. Bijvoorbeeld het crediteren van de borg na inspectie of het toepassen van een schadeaftrek wanneer tijdens de inspectie schade wordt geconstateerd.
Natuurlijk. Dit stel je eenvoudig bij de productinstellingen. Deze instructies zullen klanten informeren over de procedure voor het ophalen en retourneren van verhuurde items, inclusief eisen zoals het afgetankt terugbrengen van voertuigen.
Voor het effectief beheren van meerdere exemplaren van hetzelfde product kun je elk item voorzien van een uniek identificatienummer. Dit stelt je in staat elk individueel huurobject te beheren in de planning, zelfs wanneer de producten identiek zijn qua type en model. Daarnaast kun je het verhuurobject toekennen aan een locatie. Zo weet je altijd exact welk verhuurobject beschikbaar of verhuurd is.
Heb je nog steeds vragen of wil je meer informatie over onze verhuursoftware? Ons team van experts staat voor je klaar om te helpen. Vul het onderstaande contactformulier in en we nemen zo snel mogelijk contact met je op. We kijken ernaar uit om je verder te ondersteunen en ervoor te zorgen dat je het maximale uit je Dotrental-ervaring haalt!
Heb je liever direct contact? Je kunt ons ook bellen op 0592 20 11 11 of een e-mail sturen naar info@dotsimpel.nl. We staan altijd voor je klaar!
